10 trinn for å komme i gang med eventplanlegging

1 Idéutvikling

Den første (og muligens den viktigste) fasen er idéutvikling. Definer dine målsetninger for arrangementet. Hvorfor organiserer du dette arrangementet, og hva ønsker du å oppnå?

2 Prosjektteam

Et arrangement trenger et dedikert team som tar seg av alle detaljer, og det kan være hensiktsmessig å fordele roller og ansvarsområder internt. En dynamisk rollefordeling hvor man får en god sammensetning av ulik spisskompetanse. Teamet trenger også en prosjektleder som har det overordnede ansvar for å sikre fremdrift og god gjennomføring.

 

3 Fastsett dato

Når dato er bestemt for arrangementet, kan det være lurt å sette av 4-6 mnd til planleggingen, slik at du gir deg selv nok tid. Styr unna offentlige helligdager og skoleferier, og sjekk datoen mot nøkkelpersoner (foredragsholdere, VIP gjester etc.)

 

4 Grafisk profil

Vær kreative i prosessen med å finne et navn på arrangementet. Ha fokus på hvordan man skal skille seg ut fra konkurrenter eller skape engasjement.
Bør eventet ha en grafisk profil?

 

5 Lag en plan

Planen bør omfatte alle aspekter av arrangementet:
– Sted, logistikk og catering (kontrakter, tillatelser, forsikring, etc.)
– Foredragsholdere (identifisere, bekrefte, logistikk og ledelse)
– Aktiviteter / underholdning
– Markedsføring / promotering
– Deltakerhåndtering / registrering (online påmelding, betaling, on-site registrering)
– Sponsorer / partnere
– Frivillig arbeid

 

6 Oversikt over administrative prosesser

Hvordan skal du holde oversikt over planlegging, registrering, budsjett, besøkende og foredragsholdere? Det finnes flere online håndteringssystemer eller firmaer som tar seg av alle administrative prosesser.

 

7 Identifiser potensielle samarbeidspartnere og sponsorer

Er det potensielle samarbeidspartnere eller sponsorer som kan ta en del av utgiftene eller øke potensiell deltakelse? Du kan vurdere bedriftssponsorer eller organisasjoner / foreninger.

8 Lag en markedsføringsplan

Markedsfør arrangementet for å øke engasjement og bedre omdømme.
Aktuelle markedsføringskanaler kan være gjennom egen webside, i nyhetsbrev, på sosiale medier (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram), annonse i Google AdWords, eller en remarketing kampanje.

 

9 Sett opp et budsjett

Budsjettet bør inkludere alle elementer som er identifisert i planen, og er det som hjelper deg å styre arrangementet i riktig retning. Bruk god tid på budsjettet, jo flere kostander du har på forhånd, jo bedre. Sett av tid til jevnlig oppfølging for å sikre budsjettet. 

 

10 Evaluering

I avslutningsfasen skal det gjennomføres en evaluering av arrangementet, og det bør utarbeides en rapport som dokumenterer resultater og erfaringer av eventet. Denne fasen innebærer datainnsamling, analyse og vurdering av avsluttet arrangement. 

 

Trenger du en profesjonell partner til ditt arrangement? 

Vi har over 30 års fartstid i bransjen, og leverer alt du kan forvente av en profesjonell arrangør, pluss litt til. Vi har god erfaring med å levere alt innen events, enten det gjelder et mindre oppdrag til større arrangementer.

 

(fritt oversatt: www.wildapricot.com/articles/how-to-plan-an-event)

Pin It

Comments are closed.

« Tilbake til oversikt »

Til toppen