Hvordan planlegge et arrangement?
Er du usikker på hvordan du kan planlegge et arrangement som skaper minneverdige opplevelser? Enten du planlegger en konferanse, et seminar, en firmafest eller et bedriftsarrangement, er grundig planlegging nøkkelen til suksess.
I denne guiden deler NPG Event sine beste råd og tips for hvordan du kan planlegge et event som både engasjerer og imponerer deltakerne.
Slik planlegger du et vellykket event - Steg for steg
1. Forstå publikummet ditt
En vellykket planlegging starter med å forstå målgruppen, og det er derfor helt avgjørende å ha innsikt i deltakerne dine. Hvem er deltakerne, hva ønsker de, og hvordan kan ditt arrangement møte deres forventninger?
Sørg for at arrangementet treffer målgruppen med riktig budskap og innhold. Når du kjenner publikums ønsker og preferanser, blir det lettere å tilpasse alt fra lokasjon til aktiviteter, noe som vil gi deltakerne en mer positiv opplevelse.
2. Definer (for)målet med eventet
Et vellykket arrangement starter med et klart definert mål. Hva håper du å oppnå? Skal du generere leads, styrke bedriftskultur, eller kanskje bygge nettverk? Ved å spesifisere formålet, enten det er en konferanse, seminar eller firmafest, kan du sikre at alle aspekter av planleggingen jobber mot samme mål.
Skriv ned målene og sørg for at de er målbare. Dette vil hjelpe deg å evaluere suksessen i etterkant og gi deg verdifull innsikt til fremtidige arrangementer.
Les også: Hvordan arrangere et seminar?
3. Planlegging og logistikk
God logistikk og tidlig planlegging er avgjørende når du skal planlegge et arrangement. Lag en detaljert tidslinje og sjekkliste som dekker alle de viktige aspekter – fra lokale og underholdning til matservering og dekorasjoner. Å planlegge et event er ofte mer tidkrevende enn man først antar.
Særlig når eventplanlegging legges til som en ekstra oppgave ved siden av andre arbeidsoppgaver, risikerer man å overse viktige detaljer.
En gjennomarbeidet plan gir deg kontroll, reduserer stress og gjør hele prosessen mer effektiv. Slik unngår du også siste-liten-problemer, og kan fokusere på å skape gode opplevelser for deltakerne.
Sett opp et budsjett
Dette går som hånd i hanske med planleggingen. Å sette opp budsjett er like viktig.
Kartlegg hvor mye du har å rutte med og lag en oversikt over alle kostnadene. Har du satt opp et budsjett er det enklere å prioritere kostnadene.
Hvor mye koster lokalene? Hvor mye koster maten? Hva har dere å bruke på dekor, konferansier, underholdning og annet?
4. Valg av lokaler for ditt event
Når du skal planlegge et event, er valg er lokasjon viktig. Lokalets beliggenhet, kapasitet og atmosfære må passe formålet med arrangement – enten det er en stor konferanse, en liten firmafest eller en kreativ workshop.
Tenk på praktiske hensyn som tilgjengelighet, transportmuligheter, parkering og fasiliteter, spesielt dersom arrangementet varer hele dagen. En lokasjon som både er funksjonell og inspirerende vil sette den rette stemningen og gjøre arrangementet mer gjennomført.
5. Lag et engasjerende innhold
For å skape et minneverdig arrangement, må innholdet fange og holde publikums interesse. Sørg for å planlegg aktiviteter som appellerer til publikum. Vurder hvilke aktiviteter som passer til temaet for eventet og publikumsprofilen. Det er også essensielt å finne en balanse mellom informasjon og underholdning.
Konkurranser, spill eller musikkinnslag kan løfte stemningen og gjøre opplevelsen mer engasjerende.
Et tema kan bidra til å knytte de forskjellige elementene sammen. Det bidrar til å skape en sammenhengende opplevelse. Temaet kan brukes som grunnlag for å skape et engasjerende innhold, design og opplevelse for deltakerne.
Les også: Firmafest | Underholdning, ideer, tema og planlegging.
Underholdning
Når du planlegger underholdning for ditt event, bør du vurdere hvilke innslag som er passende. Skal du ha konferansier? Skal det være musikkinnslag, eller komiker?
En morsom og original idé er å inkludere de ansatte i underholdningen. Engasjer dyktige ansatte og gi de en sjanse til å skinne. Fordelene med å inkludere de ansatte i underholdningen er at det skaper en inkluderende og uformell stemning.
Dersom du foretrekker profesjonelle underholdere, er det viktig å bestille i god tid. Populære artister og komikere kan bli raskt booket, så vær tidlig ute for å sikre deg det beste tilbudet.
Både hos Mer og Volue ASA, fikk vi de ansatte til å være underholdningen: Sjonglering, bandopptreden og dansing.
Se prosjektet: Volue’s Got Talent
Se prosjektet: Meet the Meroes
Mat- og drikkeservering på arrangementer
Det er viktig å tenke på mat- og drikkeservering når du skal arrangere et arrangement. Uten god mat og drikke blir det vanskelig å skape en uforglemmelig opplevelse. Det er ingen hemmelighet at serveringen spiller en avgjørende rolle i å gjøre arrangementet vellykket og minneverdig. Visste du at de fleste deltakere på bedriftsarrangementer rangerer mat og drikke som en av de viktigste faktorene for en positiv opplevelse?
Maten setter stemningen og det er derfor viktig å tenke nøye gjennom menyen. Det kan også være nødvendig å tilby flere alternativer, som vegetarianske eller glutenfrie retter, for å sikre at alle kan nyte måltidet.
6. Markedsføring og promotering av ditt event
Dette er særlig viktig ved eksterne arrangement.
Markedsføring og promotering er viktige komponenter i et vellykket arrangement. Lag en markedsplan som retter seg mot riktig målgruppe. Bruk de riktige kanalene og mål suksessen til markedstiltakene dine både underveis og etter.
7. On-site management
Klarer du å holde hodet kalt og tungen beint i munnen?
Sørg for at du har noen som kan være hands-on underveis i arrangementet. Tidsplanen, vaktskjema kontaktinfo til relevante personer… Å planlegge et arrangement kan være overveldende, spesielt hvis du ikke har erfaring med eventplanlegging. Å samarbeide med en eventplanlegger kan bidra til å ta stresset ut av prosessen.
Les ogå: Hvorfor velge et eventbyrå?
8. Oppfølging og evaluering
Ble det en suksess?
Sørg for å følge opp deltakerne etter arrangementet. Få tilbakemelding og mål suksessen. Dette er en super måte for å kunne gjøre forbedringer for fremtidige arrangementer. Se også over målene dine. Nådde du målene du hadde satt i forkant?
Ønsker du hjelp til å planlegge et event?
Vi i NPG hjelper deg gjerne. Våre rådgivere skreddersyr arrangementer etter dine behov, enten det er konferanser, firmafester, seminarer eller kundearrangementer.
Kontakt oss i dag, og la oss gjøre eventet ditt til noe helt spesielt.
