Arrangere firmafest?
Firmafester er en flott måte å samle ansatte og styrke bedriftskulturen på. De fungerer som et sosialt avbrekk og gir en unik anledning til å bli kjent utenfor kontoret. Dette gjør firmafester viktigere for selskapet enn man kanskje skulle tro.
Enten du er CEO, mellomleder eller ansatt, er firmafester en verdifull investering i din viktigste ressurs – nemlig de ansatte.
Mens det å delta på en firmafest som oftest alltid gøy, kan planlegging derimot oppleves overveldende. Det er mange detaljer å holde styr på: underholdning, tema, aktiviteter, leker, konferansier, musikk, og selvfølgelig budsjett.
For å gjøre jobben enklere har vi samlet noen nyttige tips og ideer til hvordan du kan arrangere en vellykket firmafest.
Tips og ideer for å arrangere firmafest
Start planleggingen tidlig
God planlegging er nøkkelen til et vellykket firmafest, og det lønner seg å starte tidlig. Ved å komme i gang i god tid unngår du unødvendig stress og overraskelser. Vi har alle opplevd situasjoner hvor ting må gjøres i siste liten – dette skaper ikke bare stress, men kan også føre til unødvendige kostnader eller for lite tid til å finne gode alternativer.
For mindre arrangementer bør du starte minst 6 måneder i forveien, og for større eventer anbefales det å begynne planleggingen allerede 12 måneder før. Husk at prosessen ofte innebærer venting på svar, avklaring fra andre og godkjennelse fra ledelsen.
Jo større arrangementet er, og jo flere ansatte du har, desto tidligere bør du komme i gang. Å planlegge tidlig gir deg bedre oversikt og flere valgmuligheter, og dermed større sjanse for et vellykket resultat.
Lag lister
Enten du planlegger alene, sammen med et team, eller med kontorets egen «Party Planning Committee,» er det viktig å ha god oversikt over alt som skal gjøres. Å lage lister er en effektiv måte å bryte ned prosessen i håndterbare oppgaver, samtidig som det gir struktur og kontroll.
Lister hjelper deg med å holde styr på deadlines, hva som allerede er gjort, og hva som gjenstår. Del oppgavene inn i kategorier basert på hastighet og prioritet, slik at du alltid vet hva som må tas først. En detaljert liste kan også fungere som et verktøy for å delegere oppgaver til andre, noe som gjør planleggingen mer effektiv.
Husk at en god plan starter med en god liste – det er din beste venn for å sikre en vellykket firmafest.
Sett opp et budsjett
Å sette opp et budsjett er det aller første steget i planleggingen av en vellykket firmafest. Det er viktig å finne ut hvor mye penger du har tilgjengelig så tidlig som mulig – dette er Alfa og Omega for å kunne prioritere riktig. Uten en klar budsjettramme kan det raskt bli utfordrende å vite hva du har råd til og hvordan midlene skal fordeles.
Med hjelp fra et erfarent eventbyrå, som NPG, kan du finne den perfekte balansen mellom pris og kvalitet. Vi hjelper deg med å sette opp et budsjett som passer til dine ønsker og behov, samtidig som vi sørger for at arrangementet blir en suksess.
Pssst! Et lite tips: Arbeidsgiver har ofte fradragsrett for kostnader til velferdstiltak. Så hvis du vet at de på regnskap kan være utfordrende å overbevise, kan dette være nyttig informasjon! 😉
Fordel budsjettet
En av de største utfordringene med å planlegge et event på egenhånd er å holde seg innenfor budsjettet. Derfor er det viktig å starte med en tydelig plan for hvordan budsjettet skal fordeles. Skaff deg en helhetlig oversikt over hva ting koster, og prioriter de elementene som betyr mest for bedriften, kulturen og forventningene til kollegene dine.
Ta deg tid til å snakke med kollegene og samle tilbakemeldinger fra tidligere firmafester før du begynner planleggingen. Dette gir verdifull innsikt i hva som fungerte bra tidligere, hva som kan forbedres, og hva kollegene faktisk ønsker. På den måten kan du lage en fest som ikke bare møter forventningene, men også overgår dem!
Sett datoen
Dersom du har mange ansatte, kan det være nesten umulig å finne en dato som passer for alle. Derfor er det lurt å lage en avstemning for å få en indikasjon på hvilken dato som passer for flest mulig.
En rask og effektiv metode er å bruke en poll i Outlook. Velg 2–3 aktuelle datoer, skriv en kort og tydelig beskjed, og send den ut til kollegene. Husk å sette en svarfrist for avstemningen, slik at du ikke blir sittende og vente unødvendig lenge. Med denne enkle løsningen kan du raskt lande en dato som fungerer for de fleste!
Send ut invitasjonen tidlig
Send ut invitasjonen så tidlig som mulig! Mange har fulle kalendere og legger planer langt frem i tid – jo tidligere invitasjonen sendes ut, desto større er sjansen for at flest mulig kan delta. Sørg for at invitasjonen inneholder viktig informasjon som dato, tid, sted og eventuelt tema for arrangementet.
Husk også å sette en tydelig svarfrist, slik at du får oversikt over antall deltakere i god tid. Dette gjør det enklere å planlegge mat, drikke og aktiviteter, og sikrer at arrangementet blir vellykket for alle som deltar.
Bruk gjerne en digital løsning som e-post eller en eventplattform for invitasjon og påmelding – det gjør det lettere å holde styr på svarene og er et miljøvennlig alternativ til papirinvitasjoner.
Ved å invitere tidlig viser du at arrangementet er godt planlagt og gir deltakerne noe å glede seg til, samtidig som det øker sannsynligheten for godt oppmøte.
Velg tema for firmafesten
Fra 80-tallsfester til konsepter skreddersydd for å reflektere bedriftens egne verdier – mulighetene er mange når det gjelder å velge et tema for firmafesten. Som eventbyrå har vi i NPG erfart at et godt tema kan utgjøre en stor forskjell.
Et gjennomtenkt tema skaper en unik atmosfære som gjør arrangementet både minneverdig og engasjerende for deltakerne.
Uansett hvilket tema du velger, er det viktig at det er helhetlig og gjenspeiler bedriftens identitet. Sørg for en rød tråd som binder sammen fargevalg, invitasjoner, dekorasjoner og aktiviteter. Dette skaper en visuell sammenheng, og en opplevelse som føles autentisk og relevant for de ansatte. Et velvalgt tema kan legge grunnlaget for en vellykket firmafest.
For ladeselskapet Mer Group utviklet vi i NPG konseptet og temaet «Meroes». Ladeselskapet ønsket å rette fokus på de ansatte, styrke bedriftskulturen og fremme relasjonsbygging. Med et tydelig og engasjerende tema på plass tok vi hånd om alt – fra konseptutvikling og dekorasjoner til mat, drikke, underholdning og musikk.
Monique Berntsen
NPG var utrolig serviceminded, gode til å følge opp og ikke minst en trygg og erfaren støttespiller for vårt event!
Takk for alt dere har bidratt med av både kunnskap og erfaring under disse tre dagene. Å si at vi er fornøyde, ville vært en underdrivelse – for dette har vært top notch service hele veien.
Musikk og underholdning for firmafesten
Musikk og underholdning er som salt og pepper på maten – uten kan det fort bli litt smakløst og kjedelig.
Det kan være en utfordring å finne en konferansier som har personligheten, sjarmen og erfaringen som trengs for å lede en vellykket firmafest. Et eventbyrå og en god konferansier skal holde gjestene engasjert og sørge for at programmet flyter på en god måte. En musiker eller DJ skal sørge for at dansegulvet blir fullt.
Vi sørger for at du trygt kan du trygt lene deg tilbake og nyte kvelden, vel vite at alt vil bli tatt hånd om på en profesjonell måte, slik at du kan nyte kvelden uten å bekymre deg for detaljene.
Trenger du hjelp fra et profesjonelt byrå?
La oss håndtere planleggingen og gjennomføringen for deg. NPG Event hjelper deg med å skreddersy eventer som passer best for deg og din bedrift.
Ta kontakt med oss på npg@npg.no eller ring 23 23 41 00
