Slik utvikler du en B2B-konferanse som skaper verdi
En god B2B-konferanse handler ikke bare om program, venue og logistikk. Den handler om hva konferansen skal oppnå, hvem den skal være relevant for, og hvordan den kan skape verdi for alle som er involvert.
Det er her mange gjør en klassisk feil. De starter med agendaen før de har avklart verdien.Vi mener de sterkeste konferansene bygges motsatt vei. Først må målene være tydelige. Deretter kan man utvikle innhold, format, møteplasser og kommersielle flater som faktisk støtter det konferansen skal oppnå.
Når det gjøres riktig, blir konferansen mer enn et arrangement. Den blir en plattform for innsikt, relasjoner, merkevareaktivering og forretningsmuligheter.
Start med ett spørsmål: Hva skal konferansen oppnå?
Mange begynner med foredragsholdere, agenda og praktiske detaljer. Det er forståelig, men det første spørsmålet bør være: Hva skal konferansen oppnå, og for hvem?
For arrangøren kan målet være å styrke posisjonen i markedet, samle et fagmiljø, skape inntekter eller etablere en viktig møteplass. For deltakerne handler det ofte om faglig påfyll, nye perspektiver, relevante møter og konkrete ideer de kan ta med seg videre. For samarbeidspartnere og utstillere handler det gjerne om tilgang til riktig målgruppe, relasjoner og kommersiell effekt.
Når verdien er tydelig for hver gruppe, blir det lettere å ta gode valg. Da blir både program, deltakerreise, partnerflater og utstilling en del av samme helhet.
Les også: Hvordan planlegge et arrangement.
Tidligere case: NTFs Landsmøte.
Verdi for deltakerne må være tydelig
En konferanse blir ikke sterk fordi den har mange punkter i programmet. Den blir sterk når deltakerne opplever at det er verdt å være der.
Det betyr at konferansen må gi mer enn informasjon. Den må gi innsikt som er relevant, møter som oppleves verdifulle og et format som gjør det lett å følge med, delta og knytte kontakt.
En god B2B-konferanse bør gi deltakerne:
- faglig relevant innhold
- nye perspektiver
- tilgang til mennesker de ønsker å møte
- konkrete takeaways de kan bruke videre
- en opplevelse av at tiden er brukt godt
Det mange undervurderer, er hvor raskt energien faller når innholdet ikke oppleves relevant nok. Derfor bør konferansen bygges rundt det målgruppen faktisk trenger, ikke bare rundt det arrangøren ønsker å formidle.
Verdi for arrangøren må være en del av modellen
Det er ikke noe motsetningsforhold mellom verdi for deltakerne og verdi for arrangøren. Tvert imot. De beste konferansene er ofte de som er bygget på en tydelig og bærekraftig modell.
For arrangøren kan konferansen blant annet skape verdi gjennom:
- billettinntekter
- sponsorinntekter
- inntekter fra utstillere
- styrket posisjon i markedet
- større synlighet og troverdighet
- nye relasjoner og forretningsmuligheter
Vår erfaring er at konferanser blir lettere å videreutvikle over tid når arrangøren har en tydelig idé om både faglig verdi og kommersiell verdi. Det gir et bedre grunnlag for å investere riktig, utvikle konseptet videre og bygge noe som har langsiktig relevans.
Les også: Eventer som strategi.
Relevans er viktigere enn eksponering
Når en konferanse skal selges inn til samarbeidspartnere, sponsorer eller utstillere, blir kommunikasjonen ofte for generell. Mange selger flater når de egentlig burde selge relevans.
Et godt innsalg starter med et enkelt spørsmål: Hva får samarbeidspartnerne faktisk igjen for å være med?
Verdien kan være tilgang til en spisset målgruppe, møteflater som gir reell dialog, faglig synlighet i riktig kontekst eller muligheten til å vise frem løsninger i et relevant miljø.
Innsalg kan bygge på:
- tilgang til riktig målgruppe
- tydelig eksponering før, under og etter konferansen
- mulighet for faglig synlighet
- møteflater som gir dialog og relasjonsbygging
- tilstedeværelse i et relevant fagmiljø
- en tydelig rolle i den totale opplevelsen
Jo tydeligere konferansen er i profil og målgruppe, desto lettere er den også å selge inn til de riktige partnerne.
Tidligere case: Spacesport Norway konferansen.
Utstilling og møteplasser bør være en del av helheten
En mini-messe eller utstilling kan løfte verdien betydelig, men bare når den er integrert i konferanseopplevelsen.
For arrangøren kan det gi en ekstra inntektsstrøm og gjøre konferansen mer attraktiv for samarbeidspartnere. For utstillere kan det gi relevante møter og konkrete leads. For deltakerne kan det gi tilgang til produkter, løsninger og mennesker de ellers ikke ville møtt.
Men dette fungerer ikke hvis utstillingen oppleves som noe som skjer ved siden av. Den må være en naturlig del av flyten.
Det betyr blant annet at:
- deltakerne må ha tid til å besøke den
- pausene bør legges slik at trafikken faktisk kommer dit
- plasseringen må fungere godt
- utstillerne må vite hvilken rolle de har i helheten
- konferanseprogrammet bør støtte opp om aktiviteten i området
Når scenen, møteplassene og utstillingsområdet spiller sammen, ser vi ofte at konferansen blir både mer levende og mer verdifull for alle involverte.
Tidligere case: Farmasidagene.
Foredragsholderne må også oppleve verdi
De beste foredragsholderne er ofte travle mennesker som vurderer nøye hvor de skal bruke tid og navn. Derfor mener vi at det må være tydelig hva de får igjen for å bidra.
For noen handler det om eksponering mot riktig målgruppe. For andre handler det om å styrke egen faglig posisjon, bygge relasjoner eller delta i en konferanse som faktisk oppleves relevant og profesjonell.
Når vi jobber med foredragsholdere, er vi opptatt av at de skal oppleve at rammen rundt dem er god. Det gjelder både innholdsmessig og praktisk. En sterk konferanse gjør det enklere å få sterke stemmer med på laget. Og når foredragsholderne opplever verdi, smitter det også over på kvaliteten i programmet.
Programmet må støtte opplevelsen
Et godt konferanseprogram skal ikke bare holde på oppmerksomheten. Det skal også støtte nettverk, utstilling, energi og flyt gjennom dagen.
Vi ser ofte at de beste konferansene har en god miks. De veksler mellom innlegg, panelsamtaler, pauser, mingling og tid til å utforske møteplassene rundt programmet.
Mye av verdien oppstår nemlig ikke bare på scenen. Den oppstår også mellom programpunktene. I pausene, i overgangene og i samtalene som gir deltakerne rom til å prosessere, diskutere og knytte kontakt.
Det er ofte her man ser om konferansen faktisk fungerer i praksis.
Les også: Eventplanlegging gjort enkelt.
Veronica Fredriksen
Vi har god erfaring med arrangementer og konferanser der utstilling er en integrert del av opplevelsen. Det gir deltakerne mulighet til å utforske relevante produkter og tjenester, og skaper gode arenaer for verdifulle én-til-én-møter.
Samtidig skaper det økt verdi for både arrangør og samarbeidspartnere. Når utstillingen er godt integrert, skaper den effekt i alle ledd.
Fra arrangement til strategisk møteplass
De beste konferansene er mer enn gode arrangementer. De har en tydelig rolle i markedet og en funksjon som varer utover selve dagen.
Når innhold, format og møteplasser trekker i samme retning, blir konferansen en arena for posisjonering, relasjonsbygging og videre utvikling.
Planlegger du en B2B-konferanse?
I NPG hjelper vi kunder med å ta de riktige valgene tidlig. Vi kobler strategi, konsept og gjennomføring for å utvikle konferanser som skaper effekt.
Ta kontakt med oss for en prat om hvordan vi kan utvikle en B2B-konferanse som skaper verdi.
+47 23 23 41 00 eller npg@npg.no.
